KI und Automatisierung als Unternehmenskompetenz
Wie Sie mit Microsoft-Tools, die Sie schon bezahlen, Ihre teuren Schmerzprozesse automatisieren – von der Prozessanalyse bis zum produktiven Piloten in 30 Tagen.
Die meisten Mittelständler zahlen für Microsoft 365 – und nutzen einen Bruchteil davon. Gleichzeitig verbringen Fachkräfte Stunden mit Abtippen, Weiterleiten und Zusammentragen. Dieses Playbook zeigt, wie Sie KI und Automatisierung mit Ihren vorhandenen Microsoft-Werkzeugen als echte Unternehmenskompetenz etablieren: von der Prozessanalyse über das richtige Automatisierungsspektrum bis zum produktiven Piloten.
82 %
nennen Fachkräftemangel als größte Herausforderung
Quelle: KfW 2024/25
55/100
Durchschnittlicher Digitalisierungsindex
Quelle: KfW
80 %+
der Mittelständler nutzen Microsoft 365
Quelle: Microsoft/Bitkom
Was Sie in diesem Playbook erwartet
Wo steht Ihr Unternehmen?
In 5 Minuten wissen Sie, wie automatisierungsreif Ihr Unternehmen ist – und was der nächste Schritt sein sollte.
Die richtigen Prozesse findenWo sich Automatisierung wirklich lohnt
Nicht alles automatisieren – sondern gezielt die 3-5 Prozesse identifizieren, die die meiste Kapazität binden und die höchste Fehlerquote haben.
Schmerzprozess-Matrix
| Kriterium | Skala |
|---|---|
| Häufigkeit | 1 (jährlich) bis 5 (mehrmals täglich) |
| Zeitaufwand | 1 (<5 Min.) bis 5 (>2 Std.) |
| Beteiligte | 1 (eine Person) bis 5 (>3 Abteilungen) |
| Fehlerquote | 1 (selten) bis 5 (regelmäßig) |
| Kritikalität | 1 (ärgerlich) bis 5 (geschäftskritisch) |
| Standardisiertheit | 1 (jeder Fall anders) bis 5 (immer gleich) |
Kostenloses Excel-Template mit unserer Beratungsmethodik
Ihre Schmerzprozesse systematisch identifizieren
Der häufigste Fehler: Unternehmen kartieren 200 Prozesse und erstellen eine 50-seitige Roadmap. Sechs Monate später ist nichts passiert. Der bessere Ansatz: Finden Sie Ihre 3-5 Schmerzprozesse – die wiederkehrenden, manuellen Abläufe, die Fachkräfte von wertschöpfender Arbeit abhalten.
Automatisieren Sie keinen chaotischen Prozess. Wenn ein Ablauf keine klare Struktur hat, wenn die Regeln je nach Mitarbeiter variieren, wenn es keine dokumentierten Schritte gibt – dann automatisieren Sie nicht den Prozess, sondern das Chaos. Die Faustregel: Erst vereinfachen und standardisieren, dann automatisieren. Das klingt langsamer, spart aber Wochen an Nacharbeit.
So finden Sie Ihre Schmerzprozesse
In 4 Schritten und ca. 2 Stunden zu Ihrer Prioritätenliste.
Brainstorming
30 Min.3-4 Schlüsselpersonen: "Welche Aufgabe nervt am meisten?" 10-15 Prozesse sammeln.
Bewertung
60 Min.Jeden Prozess nach der Schmerzprozess-Matrix bewerten (6 Kriterien, Skala 1-5). Nach Gesamtscore sortieren.
Priorisierung
20 Min.Top 3-5 nehmen. Frage: "Könnte ein Azubi das nach einer Stunde Einweisung?" Wenn ja: Automatisierungskandidat.
Quick-Win
SofortDen am stärksten standardisierten Prozess wählen. Das ist Ihr Pilot-Projekt.
Schmerzprozess-Matrix – das Bewertungstool für Schritt 2
| Kriterium | Skala |
|---|---|
| Häufigkeit | 1 (jährlich) bis 5 (mehrmals täglich) |
| Zeitaufwand | 1 (<5 Min.) bis 5 (>2 Std.) |
| Beteiligte | 1 (eine Person) bis 5 (>3 Abteilungen) |
| Fehlerquote | 1 (selten) bis 5 (regelmäßig) |
| Kritikalität | 1 (ärgerlich) bis 5 (geschäftskritisch) |
| Standardisiertheit | 1 (jeder Fall anders) bis 5 (immer gleich) |
Gesamtscore pro Prozess: Summe aller Kriterien (6-30 Punkte). Prozesse mit 20+ Punkten sind Ihre Schmerzprozesse.
Die 5 häufigsten Schmerzprozesse
Wenn Sie die Matrix anwenden, landen typischerweise diese Prozesse ganz oben. Klappen Sie die Details auf, um die konkrete Automatisierungslösung zu sehen.
Rechnungsfreigabe in Teams
24-28 Pkt.Schmerz: Bei 200 Rechnungen/Monat: 150-200 Stunden reine Sachbearbeitung. Jeder Schritt eine Fehlerquelle.
Potenzial: KI extrahiert Rechnungsdaten, Power Automate steuert Freigabe. Zeitersparnis: 60-80 %.
Genehmigungs-Workflows
22-26 Pkt.Schmerz: Hunderte E-Mails pro Monat, die in Postfächern verschwinden.
Potenzial: Power Automate Approvals + Teams. Durchlaufzeit: von Tagen auf Minuten.
Monats-Reporting
20-26 Pkt.Schmerz: 3 Tage pro Monat für manuelle Datenaufbereitung. Zahlen bei Vorlage bereits veraltet.
Potenzial: Power BI Live-Dashboards. "3 Tage pro Monat" werden zu "0 Tage".
Onboarding neuer Mitarbeiter
18-24 Pkt.Schmerz: IT-Zugang fehlt, Laptop nicht bestellt, kein Schulungsplan.
Potenzial: Automatisierte Checklisten. Time-to-Productivity: von 4-6 auf 2-3 Wochen.
Kunden-/Lieferantenanfragen
18-22 Pkt.Schmerz: 60-70 % sind Standardfragen, die Fachkräfte binden.
Potenzial: Self-Service-Portal oder KI-Chatbot für Standardanfragen.
Ihre Schmerzprozesse systematisch identifizieren
Unser Schmerzprozess-Check führt Sie Schritt für Schritt durch die Bewertung und Priorisierung – mit der gleichen Methodik, die wir in unseren Beratungsprojekten einsetzen.
Schmerzprozess-Check herunterladenKostenlos per E-Mail, kein AboVon RPA bis KI-Agent: Ihr AutomatisierungsspektrumWelche Automatisierungsart wann die richtige ist
Nicht jeder Prozess braucht KI. Oft ist eine regelbasierte Automatisierung schneller, günstiger und zuverlässiger. Hier lernen Sie die vier Typen kennen.
RPA: UI-basierte Automatisierung (RPA)
Kein KI-Einsatz
Workflows: API-basierte Workflow-Automatisierung
Kein KI-Einsatz – regelbasiert
KI-gestützt: KI-gestützte Automatisierung
KI für Datenextraktion und Textverständnis
KI-Agenten: Agentische Automatisierung
Volle KI-Autonomie in definiertem Rahmen
KI dominiert die Schlagzeilen – aber in der Praxis brauchen die meisten Prozesse gar keine KI. Das „Automatisierungsspektrum" zeigt vier Typen mit steigendem KI-Anteil. Für jeden gibt es die richtige Stelle.
UI-basierte Automatisierung (RPA)
Kein KI-Einsatz
Menschliche Klick-Interaktionen mit Systemen werden nachgeahmt – ideal für Altsysteme ohne moderne Schnittstellen (APIs).
Wann einsetzen
Wenn das Zielsystem keine API hat und manuelle Dateneingabe den Engpass bildet.
Microsoft-Tool
Power Automate Desktop-Flows
Praxisbeispiel
Desktop-Flow erfasst täglich gescannte Rechnungs-PDFs in ein Buchhaltungsprogramm ohne API.
Ehrliche Einschätzung: Robust, aber fragil bei UI-Änderungen. Eher Brückenlösung bis ein System eine API bekommt.
API-basierte Workflow-Automatisierung
Kein KI-Einsatz – regelbasiert
Systeme kommunizieren direkt über Programmierschnittstellen (APIs) miteinander – das Herzstück moderner Prozessautomatisierung.
Wann einsetzen
Standardprozesse mit klaren Regeln: Wenn X passiert, dann Y. Der häufigste und zuverlässigste Automatisierungstyp.
Microsoft-Tool
Power Automate Cloud-Flows (Hunderte vorgefertigte Konnektoren)
Praxisbeispiel
Neuer Kunde im CRM → Ordner in SharePoint wird angelegt, Willkommens-Mail wird versendet, Aufgabe im Planner erstellt.
Ehrliche Einschätzung: Der Workhorse der Automatisierung. 70-80 % aller Mittelstands-Use-Cases fallen in diese Kategorie.
KI-gestützte Automatisierung
KI für Datenextraktion und Textverständnis
KI übernimmt Aufgaben, die Regeln allein nicht lösen können: Daten aus unstrukturierten Dokumenten extrahieren, Texte klassifizieren, Inhalte zusammenfassen.
Wann einsetzen
Wenn Daten in unstrukturierter Form vorliegen (PDFs, E-Mails, Bilder) oder natürliche Sprache verstanden werden muss.
Microsoft-Tool
AI Builder, Azure Document Intelligence, Copilot in Power Automate
Praxisbeispiel
AI Builder extrahiert Rechnungsdaten aus PDF-Scans und übergibt sie an den Freigabe-Workflow.
Ehrliche Einschätzung: Zuverlässig für klar definierte Aufgaben (Rechnungen: 90-97 % Genauigkeit). Weniger zuverlässig bei offenen Fragestellungen.
Agentische Automatisierung
Volle KI-Autonomie in definiertem Rahmen
Statt einem vordefinierten Prozess zu folgen, erhält ein KI-Agent ein Ziel und wählt autonom die beste Vorgehensweise.
Wann einsetzen
Komplexe, variable Abläufe wo menschliches Urteil gefragt ist – aber in einem klar abgegrenzten Rahmen.
Microsoft-Tool
Copilot Studio (Agents), Power Automate + Copilot
Praxisbeispiel
KI-Agent vergleicht Preise bei Lieferantenportalen, identifiziert bestes Angebot und bereitet Bestellanforderung vor.
Ehrliche Einschätzung: Seit 2025 produktiv einsetzbar mit Copilot Studio Agents. Für den Mittelstand: mit einem klar abgegrenzten Use Case starten – z. B. einem internen Helpdesk-Agenten oder einem Beschaffungsassistenten.
Was KI heute zuverlässig kann – und was nicht
Nur 15-20 % der deutschen Mittelständler nutzen KI produktiv. Die Lücke zwischen dem, was in Demos gezeigt wird, und dem, was in der Praxis zuverlässig funktioniert, ist groß.
Daten aus Dokumenten auslesen
hoch (90-97 %)Aus Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen automatisch Daten extrahieren. Azure Document Intelligence ist hier ausgereift.
Einschränkung: Bei handschriftlichen Dokumenten oder schlechten Scans sinkt die Genauigkeit. Validierungsschritt nötig.
Texte zusammenfassen
mittel-hoch (85-95 %)Meeting-Protokolle, E-Mail-Zusammenfassungen, Dokumentenverdichtung mit Microsoft Copilot.
Einschränkung: Qualität hängt von der Eingabe ab. Chaotisches 90-Min-Meeting = mittleres Protokoll.
Texte sortieren und zuordnen
mittel-hoch (85-92 %)E-Mails, Tickets oder Dokumente nach Kategorien sortieren.
Einschränkung: Bei ambivalenten Fällen wird die Zuordnung unzuverlässig. "Unsicher"-Kanal einplanen.
Standardfragen beantworten
mittel (75-90 %)FAQ-Chatbot basierend auf SharePoint-Dokumenten für interne Anfragen.
Einschränkung: KI erfindet manchmal plausible, aber falsche Antworten. Für kundenseitige Infos derzeit ungeeignet.
Komplexe Entscheidungen treffen
Datenaufbereitung ja, Entscheidung nein.
Unklare Prozesse automatisieren
Zuerst Prozess definieren, dann automatisieren.
Kreative/strategische Arbeit ersetzen
Unterstützt bei Entwürfen, gibt nicht die Richtung vor.
Microsoft Copilot: 28 EUR/User/Monat – lohnt sich das?
Praxis-Tipp: Copilot-Training
Wenn Sie den individuellen Pfad starten wollen, ist ein strukturierter Copilot-Workshop der schnellste Einstieg. Ein Tag reicht, um Ihr Team mit den wichtigsten Anwendungsmustern vertraut zu machen: von effektivem Prompting über Meeting-Zusammenfassungen bis zu Datenauswertungen in Excel. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern dass Ihre Mitarbeitenden konkrete Anwendungsfälle aus ihrem Arbeitsalltag üben, statt generische Demos zu sehen.
Microsoft Power Platform
Die gute Nachricht: Alle vier Automatisierungstypen lassen sich vollständig mit der Microsoft Power Platform abbilden. Power Automate liefert die Workflows, AI Builder die KI-Komponente und Copilot Studio die agentischen Fähigkeiten – alles aus einem Guss, integriert in Ihre bestehende M365-Umgebung.
Welche Microsoft-Werkzeuge konkret hinter jedem Automatisierungstyp stecken – und was Ihre Lizenz bereits abdeckt – zeigt das nächste Kapitel.
Lieber direkt mit uns sprechen?
30 Minuten, unverbindlich, kostenlos. Wir besprechen Ihre Situation und schätzen gemeinsam den größten Hebel ein.
Was Ihre Microsoft-Lizenz schon kannDie Werkzeuge, die Sie bereits bezahlen
In Ihrer bestehenden Microsoft-365-Lizenz stecken Automatisierungs-Werkzeuge, die die meisten Mittelständler noch nie geöffnet haben.
Power Automate
Der Workflow-Motor
Power Apps
Business-Apps ohne Code
Power BI
Daten sichtbar machen
Copilot Studio
KI-Agenten & Chatbots bauen
Power Pages
Web-Portale erstellen
In Ihrer Microsoft-365-Lizenz steckt die "Power Platform" – ein Baukasten für Automatisierung, App-Entwicklung, Datenvisualisierung und KI-Assistenten, den die meisten Mittelständler noch nie geöffnet haben.
Die fünf Werkzeuge im Überblick
Power Automate
Der Workflow-Motor
Automatisiert wiederkehrende Abläufe zwischen verschiedenen Systemen. Wenn X passiert, mache Y.
Praxis-Beispiel
Eingehende Rechnungs-PDFs automatisch in SharePoint speichern, Daten per KI extrahieren und Genehmigungsworkflow starten.
Power Apps
Business-Apps ohne Code
Maßgeschneiderte Apps für interne Geschäftsprozesse – ohne Programmierkenntnisse.
Praxis-Beispiel
Außendienst erfasst Serviceberichte vor Ort mit Fotos, sendet direkt an Zentrale mit automatischer Aufgabenerstellung.
Power BI
Daten sichtbar machen
Verwandelt Daten aus Excel, ERP und CRM in interaktive Dashboards und Berichte.
Praxis-Beispiel
Management-Dashboard mit Umsatz, Auftragseingang, Lagerbestand – automatisch aktualisiert.
Copilot Studio
KI-Agenten & Chatbots bauen
KI-Agenten und Chatbots, die Fragen beantworten, Aufgaben selbstständig erledigen und Prozesse anstoßen – basierend auf Ihren eigenen Daten.
Praxis-Beispiel
Interner Helpdesk-Bot für HR-Richtlinien, IT-Anleitungen und Reisekostenabrechnungen.
Power Pages
Web-Portale erstellen
Sichere Web-Portale für externe Nutzer (Kunden, Lieferanten) – ohne Microsoft-Lizenz für Externe.
Praxis-Beispiel
Kunden-Self-Service-Portal für Bestelleinsicht, Dokumenten-Upload und Supportanfragen.
Die Königsdisziplin: Power Automate + Copilot Studio
Die wahre Stärke der Microsoft-Plattform zeigt sich, wenn Power Automate und Copilot Studio zusammenarbeiten: Power Automate automatisiert Prozesse und verbindet Systeme. Copilot Studio erweitert diese Automatisierung durch KI und natürliche Sprache. Zusammen bilden sie das gesamte Automatisierungsspektrum ab.
Klick-Automation
Desktop-Flows für Altsysteme ohne API
Power Automate Desktop
API-Workflows
Standardkonnektoren für Kernsysteme
Power Automate Cloud
KI-Unterstützung
Intelligente Entscheidungsunterstützung
AI Builder + Power Automate
KI-Agenten
Copilots steuern autonom Aufgaben & Dialoge
Copilot Studio
Durch die Kombination von Power Automate und Copilot Studio wird Automatisierung intelligenter und "agentisch" – die Workflows werden nicht nur ausgeführt, sondern können auf Kontext reagieren und eigenständig Entscheidungen vorbereiten.
Die gute Nachricht: Power Automate Standard-Konnektoren sind in M365 Business bereits enthalten – 0 EUR Zusatzkosten.
Microsoft-Tools sind die richtige Wahl, wenn: (a) Ihr IT-Team aus Generalisten besteht, (b) die Lösung langfristig von Fachabteilungen gewartet werden soll, und (c) die Integration in M365 zentral ist.
Bereit, Ihre eigenen Schmerzprozesse zu identifizieren?
Unser kostenloser Schmerzprozess-Check zeigt Ihnen in 10 Minuten, wo sich Automatisierung am meisten lohnt.
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In 30 Tagen zum ersten ErgebnisDer Fahrplan für Ihr erstes Automatisierungsprojekt
Ein funktionierender Prototyp beweist mehr als ein 80-seitiges Strategiedokument. Hier ist der konkrete Fahrplan.
Woche 1
Vorbereitung & Scoping
Woche 2-3
Bau & Test
Woche 4
Rollout & Bewertung
Ein funktionierender Prototyp beweist mehr als ein 80-seitiges Strategiedokument. Hier ist der konkrete Fahrplan für Ihr erstes Automatisierungsprojekt.
Der 30-Tage-Fahrplan
Woche 1: Vorbereitung & Scoping
Tag 1-5- Tag 1-2: Schmerzprozess-Check – Pilotprozess identifizieren
- Tag 3: Prozess dokumentieren (Whiteboard-Foto reicht)
- Tag 4: Anforderungen definieren – was "gut genug" ist
- Tag 5: Technologie-Entscheidung und Lizenz-Check
Woche 2-3: Bau & Test
Tag 6-20- Tag 6-10: Prototyp bauen – funktional, nicht perfekt
- Tag 11-15: Testing mit 3-5 Nutzern, Feedback sammeln
- Tag 16-20: Iteration basierend auf Feedback
Woche 4: Rollout & Bewertung
Tag 21-30- Tag 21-25: Pilotbetrieb mit echten Daten (kleine Gruppe)
- Tag 26-28: Ergebnisse messen (Zeit, Akzeptanz, Probleme)
- Tag 29-30: Business Case erstellen und Hochrechnung
Gute Pilot-Prozesse
- Urlaubsgenehmigung (einfach, häufig, klar definiert, niedriges Risiko)
- Reporting-Automatisierung (klar messbar, hoher Leidensdruck)
- Dokumenten-Verteilung (regelbasiert, repetitiv)
Schlechte Pilot-Prozesse
- ERP-Migration (zu groß, zu riskant, zu viele Abhängigkeiten)
- Kundenportal (zu viele Stakeholder, hoher Designanspruch)
- Strategisches Reporting (politische Implikationen)
Scope Creep, fehlende Rückendeckung, Perfektionismus – die drei häufigsten Stolpersteine.
Theorie gelesen – bereit für die Praxis?
Starten Sie mit dem kostenlosen Schmerzprozess-Check oder sprechen Sie direkt mit uns.
Damit es nicht im Chaos endetSpielregeln, Zuständigkeiten und der Weg vom Piloten zur Plattform
5 einfache Regeln, klare Zuständigkeiten und eine 4-Phasen-Roadmap – damit Automatisierung nachhaltig funktioniert.
Das häufigste Muster im Mittelstand: Die IT-Abteilung hat weder Kapazität noch Budget für Automatisierungsprojekte. Die Fachabteilungen haben den Leidensdruck, aber nicht die Werkzeuge oder die Freigabe. Ergebnis: Stillstand – oder Schatten-IT, die niemand kontrolliert. Dieses IT-Fachbereich-Dilemma lässt sich nur auflösen, wenn beide Seiten zusammenarbeiten: IT gibt den Rahmen vor, Fachabteilungen bekommen professionelle Werkzeuge statt Excel-Workarounds.
Fachabteilungen bauen längst eigene Lösungen – sie nennen es "meine Excel-Tabelle" oder "das Access-Ding von Peter". Citizen Development heißt: Diese Realität akzeptieren, professionelle Werkzeuge bereitstellen und klare Spielregeln definieren.
5 Spielregeln für kontrolliertes Citizen Development
Spielwiese und Echtbetrieb trennen
Fachabteilungen arbeiten in einer eigenen Umgebung. Erst nach IT-Prüfung geht es in den Echtbetrieb.
Erlaubte Datenquellen festlegen
IT definiert, worauf zugegriffen werden darf (SharePoint: ja, ERP-Datenbank: nein). Alles andere erfordert Freigabe.
Benennung standardisieren
Jede App und jeder Workflow bekommt einen standardisierten Namen und eine einzeilige Beschreibung.
Komplexitätsgrenze setzen
Einfache Workflows (bis 15 Schritte) eigenständig. Darüber: IT oder externer Partner.
Quartals-Check machen
Alle drei Monate: Ungenutztes deaktivieren. Geschäftskritisches professionell überarbeiten.
5 Leitplanken für Ihre Automatisierungsinitiative
Geschäftsproblem vor Technologie
Erst das Problem verstehen, dann die passende Lösung wählen. Die Technologie folgt der Anforderung, nicht umgekehrt.
Erst optimieren, dann automatisieren
Keinen schlechten Prozess automatisieren. Wer Chaos digitalisiert, bekommt schnelleres Chaos.
Flexibel und modular bauen
Lösungen so bauen, dass sie sich an neue Systeme und Anforderungen anpassen lassen. Keine Abhängigkeit von einem einzelnen Tool.
Fachbereiche befähigen, nicht umgehen
Automatisierung funktioniert am besten, wenn die Menschen im Fachbereich mitgestalten. Bottom-up-Ideen schlagen Top-down-Vorgaben.
Governance von Anfang an mitdenken
Klare Regeln, Zuständigkeiten und Kontrollmechanismen schaffen Vertrauen und verhindern Wildwuchs.
Warum Spielregeln keine Bremse sind
Schatten-IT und Tool-Wildwuchs
Ohne: Lösungen entstehen ohne Sichtbarkeit und Standards; doppelte Tools und Insellösungen treiben Kosten.
Mit: Alle Lösungen sind registriert, erlaubte Schnittstellen definiert, Ausnahmen werden gesteuert.
Datenschutz und Compliance
Ohne: Unklare Datenflüsse und Berechtigungen führen zu DSGVO-Risiken, die zu spät entdeckt werden.
Mit: Sensible Daten sind gekennzeichnet, Zugriffe rollenbasiert, Verstöße werden früh erkannt.
Qualitätsstreuung
Ohne: Unterschiedliche Vorgehensweisen und fehlende Reviews verursachen fehleranfällige Lösungen.
Mit: Standardisierte Qualitätsprüfungen und Freigabeprozesse stellen ein einheitliches Niveau sicher.
Intransparente Kosten
Ohne: Kein Überblick über Lizenznutzung oder Betriebsaufwand; Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl.
Mit: Nutzung, Kosten und Stabilität sind messbar; das Management sieht den Nutzen je Bereich.
Know-how-Verlust
Ohne: Einzelkämpfer-Wissen und fehlende Schulungen führen zu niedrigem Nutzen und hohem Ausfallrisiko.
Mit: Champions werden ausgebildet, Erfahrungsaustausch beschleunigt den Alltag, Wissen ist dokumentiert.
Wer kümmert sich darum?
Sie brauchen: Ein monatliches 60-Minuten-Meeting, drei definierte Rollen und drei Kennzahlen.
Wer entscheidet, was automatisiert wird?
Ein "Automatisierungs-Board": Geschäftsleitung (Priorisierung), IT-Leitung (Machbarkeit), 1-2 Fachbereichsleiter (Bedarf). Monatlich 60 Min.
Wer baut und wer wartet?
Drei Rollen: Mitarbeiter aus der Fachabteilung (einfache Workflows), Power-Platform-Beauftragter intern (10-20 % Arbeitszeit), Externer Partner (komplex, Architektur).
Wie stellen wir Qualität sicher?
Getrennte Umgebungen für Entwicklung/Test/Echtbetrieb. Regeln für sensible Daten. Alles muss vor dem Echtbetrieb geprüft werden.
Wie messen wir den Erfolg?
Drei Kennzahlen: Eingesparte Stunden/Monat, Anzahl aktiver Workflows/Apps, Fehlerrate der Automatisierungen.
Kompetenzstelle – pragmatisch, nicht bürokratisch
- Ein Verantwortlicher in der IT (ca. 2-4 Stunden/Woche)
- Eine SharePoint-Liste mit allen Apps/Workflows und Status
- Ein Teams-Kanal für Erfahrungsaustausch
- Ein monatliches 30-Minuten-Meeting (IT + aktive Anwender)
Center of Excellence (CoE)
Ab ca. 200 Mitarbeiter oder 10+ aktiven Automatisierungen
Ab einer bestimmten Größe reicht eine einfache Kompetenzstelle nicht mehr aus. Ein Center of Excellence (CoE) bündelt Steuerung, Qualitätssicherung und Wissenstransfer an einer Stelle. Es ist keine zusätzliche Bürokratie, sondern ein Multiplikator: Das CoE sorgt dafür, dass Automatisierungsprojekte schneller, sicherer und nachhaltiger laufen.
Was ein CoE konkret liefert
App-Katalog und Monitoring-Dashboard
Eine zentrale Übersicht aller aktiven Apps, Workflows und deren Status: Wer nutzt was, wie oft, mit welchen Daten?
Governance-Handbuch
Das zentrale Dokument mit Regeln, Freigabeprozessen und Standards. Nicht 80 Seiten, sondern 10 Seiten, die jeder versteht.
Entscheidungsmatrix für neue Projekte
Ein Scoring-Modell, das bei jedem neuen Automatisierungsvorhaben klärt: Lohnt es sich? Wer baut es? Welche Komplexitätsstufe?
Berechtigungsmatrix
Wer hat auf welche Systeme und Daten Zugriff? Definiert für Admins, Entwickler und Fachanwender.
Schulungskatalog und Lernpfade
Definierte Trainings für verschiedene Rollen: Vom Basis-Workshop für alle bis zur vertieften Power-Platform-Schulung für Champions.
Vorlagen und Blueprints
Geprüfte Vorlagen für häufige Szenarien (Genehmigungsworkflow, Dokumentenablage, Reporting). Spart bei jedem neuen Projekt Wochen.
Die Roadmap: Vom Piloten zur Plattform
| Phase | Zeitrahmen |
|---|---|
| Phase 1: Der erste Erfolg | Monat 1-3 |
| Phase 2: Schnelle Siege | Monat 3-9 |
| Phase 3: Spielregeln definieren | Monat 9-18 |
| Phase 4: Zur Plattform | Ab Monat 18 |
Geschrieben von Ex-McKinsey & Ex-BCG Beratern
Mit akademischer Tiefe und praktischer Umsetzungserfahrung aus 25+ Jahren Beratung und Forschung.
Prof. Dr. David Bendig
Ex-BCG, Uni Münster
Johann Kortsch, M.Sc.
Ex-McKinsey, Geschäftsführer BTL
Schaffen Sie endlich die Entlastung, die sich Ihr Unternehmen seit Jahren wünscht
Wählen Sie Ihren nächsten Schritt – jeder bringt Sie näher an automatisierte Prozesse.
